Laika vadība mūsdienu sabiedrībā. Kāpēc cilvēkiem nepietiek laika un kā iemācīties sekot līdzi visam. Pamatnoteikumi pagaidu resursa efektīvai pārvaldībai. Laika vadība ir spēja kontrolēt noteiktām darbībām veltīto laiku, gudri to pārvaldīt, analizēt sava darba efektivitāti un atrast papildu resursus, tādējādi palielinot produktivitāti. Šādas prasmes dod cilvēkam iespēju ne tikai sekot līdzi plānotajām aktivitātēm, bet darīt to efektīvi un izklaidēties. Zinātni, kas pēta sava vai kāda cita laika resursu plānošanas un pārvaldības procesu, sauc par laika vadību.
Nepieciešamība pēc laika pārvaldības
Jautājums par laika pārvaldību valsts līmenī radās un tika nopietni pētīts Krievijā vēl 20. gados. Tika piedāvātas dažādas teorijas un metodes darbības efektivitātes paaugstināšanai, tostarp organizējot katras personas personīgo efektivitāti.
Divdesmitā gadsimta 70. gados tika ieviesta ideja, ka personīgajai laika vadības sistēmai jābalstās uz indivīda efektīvu domāšanu, kas ir jāattīsta. Tikai 2007. gadā vienā no Maskavas universitātēm parādījās laika vadības nodaļa. No vienas puses, laiks nav neierobežots resurss, tāpēc nav jābrīnās, ka mums tā bieži trūkst. Bet, no otras puses, visiem dienas laikā laiks ir vienāds. Tātad, kāpēc par tādu pašu cenu dažiem izdodas paveikt daudz vairāk nekā citiem, un rezultātā iegūt augstāku rezultātu? Runa nav par stundu skaitu, bet par to izmantošanas efektivitāti.
Daudzi cilvēki maldās, domājot, ka laika vadība ir nepieciešama tikai vadītājiem darbā un cilvēkiem, kuri patoloģiski neko nedara. Patiesībā ikvienam ir jāapgūst sava laika pārvaldīšanas māksla, lai gūtu panākumus ne tikai darbā, bet arī dzīvē. Laika pārvaldības uzdevums nav jūs ievest kaut kādā sistēmā. Gluži pretēji, plānošana ļauj paplašināt šo ietvaru, jo jūs pats nepamanāt, cik daudz laika, ja tas tiek pareizi iztērēts, var atbrīvot. Lai apgūtu laika pārvaldības zinātni, kādam tas prasīs dažas nedēļas, bet citiem - mēnešus. Tas viss ir atkarīgs no vairākiem faktoriem:
- Gribas spēks … Bez šīs rakstura iezīmes principā ir grūti sasniegt jebkādus rezultātus. Tāpēc, ja kaut kas neizdevās pirmajā reizē, nav jāatsakās. Jums ir jāsaprot, kāpēc tas neizdevās, un jādara tas vēlreiz.
- Iepriekšējās plānošanas prasmes … Ja cilvēks zina, kā plānot kādu no savām darbībām, piemēram, iepirkšanos, atpūtu, pasākumu rīkošanu, tad viņam jāzina plānošanas pamatprincipi. Šajā gadījumā viņam būs vieglāk iemācīties pārvaldīt laiku nekā kādam, kurš visu mūžu dzīvo improvizēti. Tomēr otrajai cilvēku kategorijai nekas nav neiespējams, tas var aizņemt nedaudz ilgāku laiku.
- Atbalsts … Cik bieži cilvēks kaut ko dara uzņēmuma labā: sāk vai atmet smēķēšanu, apmeklē sporta zāli, apmeklē jebkurus pasākumus. Ir ļoti svarīgi saņemt atbalstu no mīļajiem. Tāpēc, ja visa komanda vai visa ģimene pieņems lēmumu izprast laika vadības mākslu, tad rezultāts tiks sasniegts daudz ātrāk.
Tabu, plānojot savu laiku
Pirms iemācīties pārvaldīt savu laiku, jums jāanalizē, kas tam nepieciešams 24 stundas. Uzrakstījis vismaz vienu dienas daļu stundās un minūtēs, jūs varat redzēt, ka lielākā daļa dārgā resursa ir izšķiesta.
Apskatīsim galvenos tabu laika pārvaldībā:
- Ilgs miegs … Jūs nekur nevarat doties - jums jāguļ, lai jums būtu spēks efektīvi pavadīt atlikušo laiku. Veselīgs miegs ir 8 stundas. Bet gulēšana pirms pusdienām ir neprātīga laika plānošana.
- Sarunas pa telefonu … Tālrunis gan ietaupa, gan tērē jūsu laiku. No vienas puses, informāciju var saņemt vai pārsūtīt ātrāk. Bet, no otras puses, tukša runāšana dažkārt atņem lielāko dienas daļu.
- Skatoties TV un spēlējot spēles … Protams, jums ir nepieciešams atpūsties, un katrs saprot šī vārda nozīmi savā veidā. Bet, skatoties nākamo sēriju vai jaunu "šāvēju", nevarēs ne uzlādēt ar jaunu spēku, ne arī noderēt.
- Slikti ieradumi … Cilvēki ar neveselīgiem ieradumiem, piemēram, smēķēšanu, paņem daudz laika dienas laikā, lai pauzētu dūmus. Šķiet, ka kafijas tases dzeršana vai smēķēšana ir 2-3 minūšu jautājums, bet mūsu diena sastāv no šīm minūtēm.
Ikviens var atrast vēl dažus punktus savā ikdienā, kur viņi pavada laiku, un mēģināt tos izslēgt no savas dzīves vai vismaz samazināt. Jo ātrāk cilvēks to saprot, jo ātrāk viņš iemācās novērtēt un saprātīgi pavadīt laiku.
Padoms! Nav nepieciešams nožēlot pagājušo laiku. Tas ir pilnīgi bezjēdzīgs uzdevums, jo tas neatgriezīsies. No šī brīža labāk ir mācīties, lai nepieļautu tā bezjēdzīgos atkritumus.
Laika plānošanas mācīšanas iezīmes
Ir dažādas metodes, kas māca laika pārvaldības pamatus. Daudz tematiskas informācijas par šo jautājumu var atrast internetā. Bet labāk, ja profesionālis ar jums dalīsies noslēpumos. Pieaugošais pieprasījums pēc šī jautājuma izpētes rada piedāvājumu. Un šodien mūsu valstī literatūra tiek drukāta lielos daudzumos un tiek rīkotas dažādas apmācības par laika pārvaldību.
Apmācība ir viena no mācību metodēm, kas ļauj iegūt nepieciešamās zināšanas, prasmes un iemaņas, veicot tiešas praktiskas mācības. Tās milzīgā priekšrocība ir tā, ka students ne tikai uztver jebkādu norādīto informāciju, bet var uzreiz pielietot iegūtās zināšanas praksē. Notiek tieša komunikācija ar treneri un ar līdzīgi domājošu cilvēku grupu.
Neskatoties uz to, ka laika pārvaldības pamatprincipi ir vienādi, apmācības var strukturēt dažādi. Katrs treneris pats nosaka, kā viņam būs vieglāk nodot savu pieredzi apmācītajai auditorijai. Laika pārvaldības nodarbības piedāvā vairākus noteikumus vai aktivitātes, kas jāievēro, lai palīdzētu attīstīt spēju pārvaldīt laiku.
Bet jums ir jāsaprot, ka ceļojums uz pašu apmācību, pat ja to vada augsti kvalificēts speciālists, bez pūlēm no savas puses būs bezjēdzīgs. Plānošana, plānu sadalīšana svarīgos un ne tik svarīgos, steidzamos un kavētos - tas viss būs jādara pašam.
Vēl viens pieejamāks veids, kā iegūt informāciju par to, kā pārvaldīt dzīvi un laiku, ir specializēta literatūra. Par šo tēmu ir sarakstījušas daudzas grāmatas gan ārvalstu, gan pašmāju autori. Daudzi no viņiem ir vadošie treneri, tāpēc pirms attiecīgās apmācības apmeklēšanas varat iepazīties ar materiālu. Grāmatas priekšrocība salīdzinājumā ar mācību sesiju ir zemāka cena, iespēja to lasīt ērtā laikā un pārlasīt, veikt piezīmes.
Populāras grāmatas 2016. gadā, kurās ir norādīts, kā efektīvi pārvaldīt laiku, ir šādas:
- "Maksimālā koncentrācija". Autore Lūsija Džo Palladīno;
- "Vienkāršs veids, kā pārtraukt vilcināšanos." Autors Nils Fiore;
- "Mūza un zvērs". Autore Yana Frank;
- "Esenciālisms". Autors Gregs Makkeons;
- "Kā sakārtot lietas." Autors Deivids Alens;
- Laika brauciens. Autors Gļebs Arhangeļskis;
- “365 radoša cilvēka dienas. Dienasgrāmata ". Autore Yana Frank;
- "Labs gads. Tirgotāja nedēļas izdevums ". Ievietojis Igors Manns;
- “Kā strādāt 4 stundas nedēļā”. Autors Tims Feriss;
- "Māksla sekot līdzi". Autors Alans Lakains.
Pamatnoteikumi efektīvai laika pārvaldībai
Ja cilvēks spēris pirmo soli, redzējis sava laika nepareizas plānošanas problēmu un vēlas to tuvākajā laikā atrisināt, tad ir jāsaprot daži laika pārvaldības noslēpumi. Šīs vadlīnijas palīdzēs jums pareizi pārvaldīt savu laiku.
"Gadījumu-parazītu" likvidēšana
Izaicinājums ir analizēt savu dienu, plānojot to pēc iespējas detalizētāk. Nepieciešams pierakstīt ne tikai noderīgus darbus, kas ir pabeigti. Tam vajadzētu ietvert arī relaksāciju, saziņu un citas aktivitātes. Tagad jums ir jāatzīmē tie punkti, kas varētu ietaupīt laiku bez jebkādiem bojājumiem. Tie ir "parazītu gadījumi", kas nozog dārgas minūtes. Lai izslēgtu visas bezjēdzīgās darbības, jums ir jāanalizē vairāk nekā viena no jūsu dienām, taču rezultāts nebūs ilgi jāgaida. Pavadot nedēļu savā uzdevumu sarakstā, nākotnē varat ietaupīt daudz vairāk laika, izslēdzot nevajadzīgas lietas no sava grafika.
Grafika plānošana
Izslēdzot no sava grafika "parazītu gadījumus", jūs varat sākt racionālu laika plānošanu. Veiksmīgi cilvēki nepārtraukti plāno savu laiku, tādējādi palielinot savu darbību produktivitāti.
Plānošana nav jāveic galvā, bet gan uz papīra. Nav svarīgi, vai tā ir ar ādu iesieta dienasgrāmata vai vienkārša papīra lapa. Ir nepieciešams rakstīt lietas to svarīguma secībā. Ja dienas laikā rodas jauns uzdevums, tas jāieraksta arī jūsu plānā, ņemot vērā prioritāti attiecībā pret iepriekš plānoto. Pabeigtie gadījumi ir jāsvītro no saraksta. Tas dod spēku un stimulē auglīgu darbību.
Plānošanai vajadzētu būt no vairāk uz mazāk. No gada plāniem vienmērīgi pārejiet pie katras dienas plāniem. Katram uzdevumam jānosaka konkrēti termiņi.
Laika vadības apmācībās treneri bieži iesaka zīmēt koku kā galvenā lielā mērķa iemiesojumu. Zari, kas stiepjas no tā, ir mazi uzdevumi, kas jāatrisina ceļā uz to sasniegšanu. Katra filiāle var sazaroties daudzas reizes, līdz uzdevumi ir sadalīti mazos, skaidros un saprotamos. Protams, koku zīmēšana, plānojot katru dienu, nav nepieciešama, taču sava plāna vizualizācija ir tā vērta. Laika pārvaldībā ir 10/90 noteikums. Tas ir formulēts šādi: 10% laika, ko pavadāt, plānojot uzdevumu, ietaupīs 90% laika, kas nepieciešams tā izpildei.
Gribasspēka veidošana
Nepietiek tikai iemācīties pareizi plānot savu laiku. Ir nepieciešams ievērot izklāstīto plānu. Bet bieži gadās, ka no rīta tu piecēlies ar sāpošu galvu un nevēlējies veikt vingrinājumus; pārnāca mājās no darba noguris un negāja uz kursiem; jūsu iecienītākā filma tiek rādīta televizorā, un jūs esat pārcēlis tikšanos. Dienas organizēšana sākas ar sevis organizēšanu. Ja sākumā ir grūti ziedoties, skatoties savu iecienītāko šovu, varat to noskatīties, šajā laikā ievietojot televizoru virtuvē un gatavojot vakariņas. Ja jums negribas no rīta veikt savu plānoto skrējienu lietusgāzes laikā, varat ņemt līdzi mūzikas atskaņotāju, un garastāvoklis paaugstināsies. Nav jāatsakās no plānotajiem gadījumiem, ir vērts meklēt kompromisu un tos izpildīt ar prieku.
Prioritāšu noteikšana
Visgrūtāk pārvaldīt savu laiku ir pareizi noteikt prioritātes, izceļot galveno un sekundāro mērķi. Tas ļauj pareizi sakārtot uzdevumus sarakstā.
Nosakot galvenos uzdevumus, ir jāanalizē, kādas sekas radīsies, ja tie tiks pabeigti vai netiks pabeigti laikā. Ja pareizi izceļat galveno, tad varat redzēt, ka galvenā uzdevuma izpildes termiņu pārkāpšana radīs nopietnas sekas.
Vissvarīgākās un grūtākās lietas vislabāk var izdarīt no rīta. Šajās stundās smadzenes ir atpūtušās, apziņa ir skaidra, uzmanība ir maksimāli koncentrēta. Pastāv situācijas, kad uzdevuma veikšanai tiek plānots mazāk laika, nekā tiek faktiski pavadīts tādu iemeslu dēļ, kas nav atkarīgi no personas. Tāpēc, ja jūs plānojat svarīgas lietas pēcpusdienai, tās var netikt paveiktas laikā, kā rezultātā radīsies nopietnas sekas.
Visus gadījumus nosacīti var iedalīt četrās grupās: steidzami un svarīgi; svarīgi, bet ne steidzami; steidzami, bet nav svarīgi; nav steidzami un nav ļoti svarīgi. Ieteicams dienasgrāmatā ievadīt lietas šādā secībā:
- svarīgi un steidzami;
- steidzami, bet mazāk svarīgi;
- svarīgi, bet ne steidzami;
- cits.
Saskaņā ar vienu no laika pārvaldības noteikumiem (Pareto noteikums 20/80), pareiza prioritāšu noteikšana var ietaupīt līdz pat 80% resursu. Tas ir formulēts šādi: 20% aktivitāšu, kas iztērētas galvenajiem uzdevumiem, nodrošina 80% efektivitātes; savukārt 80% no nenozīmīgu uzdevumu īstenošanai iztērētās aktivitātes nesīs tikai 20% no rezultāta. Tas atkal liek domāt, ka ir jāspēj izcelt svarīgo un jāizmet nevajadzīgais.
Darba termiņu noteikšana
Lai attīstītu spēju pārvaldīt laiku, katram uzdevumam jānosaka skaidri termiņi. Pretējā gadījumā to var atlikt uz nenoteiktu laiku. Ņemot noteiktu uzdevuma izpildes termiņu, persona cenšas būt savlaicīgi. Par to liecina studentu produktivitātes palielināšanās dienu pirms sesijas, šis piemērs bieži tiek sniegts mācību sesiju laikā. Dažreiz ir lietderīgi patstāvīgi noteikt šādus termiņus, lai pēc iespējas vairāk koncentrētos uzdevuma izpildei, mobilizētu visu savu potenciālu. Neizmantojiet eksperimentus ar termiņiem. Tas var izraisīt pārslodzi, spēka zudumu un citas negatīvas sekas. Savukārt, veicot darbu tā, kā tas nāk, tas palīdzēs ietaupīt ne tikai laiku, bet arī enerģiju. Ja visas mazākās grūtības, kas rodas ceļā uz galveno mērķi, tiek atrisinātas, kad tās nāk, tad viņiem nav laika pārvērsties par nešķīstošu problēmu sniega bumbiņu. Ja visi uzdevumi ir izpildīti, bet spēks un laiks ļauj tikt galā ar papildu uzdevumu, tad nav nepieciešams to atlikt. Pabeidzot uzdevumu šodien, kas paredzēts rīt, cilvēks būs pārliecināts, ka viņam būs laiks pabeigt visas nākamajā dienā plānotās darbības. Nevajadzētu atlikt to lietu pabeigšanu, kas sāktas šodien un nav pabeigtas sev noteiktajā termiņā. Jebkurš uzdevums tiek atrisināts ātrāk, ja vien uz to koncentrējaties. Atliekot darba pabeigšanu uz rītdienu, cilvēks piespiež sevi noregulēt un koncentrēties uz to, un tas prasa daudz laika.
Deleģēšana un automatizācija
Nav jābaidās no palīdzības. Turklāt, ja ir iespēja uzticēt kādu uzdevumu izpildi citai personai, tā ir jāizmanto. Ne vienmēr labu rezultātu var sasniegt tikai pats. Izdevīgāk ir pavadīt laiku, mācot citai personai kādu uzdevumu vienreiz, nekā pastāvīgi to darīt pats. It īpaši, ja tas nav iekļauts galveno kategorijā. Tādējādi atbrīvoto laiku var tērēt svarīgākiem uzdevumiem.
Noteiktu procesu automatizācijai ir vienlīdz svarīga loma efektīvas laika pārvaldības procesā: automātiska e -pasta paziņojumu šķirošana, automātiskie regulārie maksājumi utt. Viss, kas var darboties bez jūsu līdzdalības, ietaupa papildu laiku.
Pilnīga atpūta
Jums jāplāno ne tikai darba laiks, bet arī atpūta. Turklāt daudzi eksperti iesaka sākt no šī brīža, lai sāktu aizpildīt dienasgrāmatu. Bez pienācīgas atpūtas cilvēks nevar produktīvi strādāt, tāpēc šo veiksmes komponentu nedrīkst aizmirst.
Daži cilvēki, cenšoties būt savlaicīgi, cik vien iespējams, apzināti noliedz sev visus priekus, cenšoties katru minūti veltīt biznesam. Rezultātā produktivitāte samazinās, jo noguris cilvēks nespēj koncentrēties un pieņemt ātrus un gudrus lēmumus.
Atpūtai jābūt pilnīgai. Pavadot laiku kopā ar ģimeni vai draugiem, jums jābauda komunikācija, nevis jādomā par jaunām biznesa shēmām vai plānu satikties ar partneri savā galvā. Un tas nepalīdzēs cēlonim, un tas izraisīs tuvu cilvēku neapmierinātību. Kā pārvaldīt laiku - skatieties videoklipu:
Spēja pārvaldīt savu laiku ļauj cilvēkam būt veiksmīgam un laimīgam. Tāpēc nebūs lieki izprast šo mākslu ne tikai galvai, bet arī mājsaimniecei. Dažādos avotos jūs varat saskaitīt dažādas metodes, paņēmienus un noteikumus efektīvai laika pārvaldībai, taču tie visi balstās uz vieniem un tiem pašiem principiem: kompetenta plānošana un prioritāšu noteikšana. Apguvis šīs zinātnes pamatus, ikviens varēs formulēt savus noteikumus, kā pārvaldīt dzīvi un laiku.
